a) Chức năng:
Phòng Thiết bị - Dự án có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng trong công tác:
- Mua sắm, quản lý, sử dụng và bảo trì, sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu; đánh giá hiệu quả đầu tư mua sắm, bảo trì, sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất, trang thiết bị;
- Công tác quy hoạch, phát triển cơ sở vật chất, đầu tư xây dựng các dự án, quản lý quá trình thực hiện dự án. Đồng thời nghiên cứu, tìm ra phương án, đánh giá hiệu quả của phương án để phát triển các dự án nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của Trường;
- Tổ chức quản lý, xây dựng kế hoạch, phương hướng công tác và thực hiện nhiệm vụ được giao để góp phần thực hiện mục tiêu phát triển của Trường;
- Cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Trường và các đơn vị thuộc, trực thuộc Trường (nếu có) theo chương trình, kế hoạch công tác;
- Hỗ trợ công tác truyền thông của Trường và thực hiện các nhiệm vụ có liên quan yếu tố nước ngoài của Trường (nếu có).
b) Nhiệm vụ, quyền hạn:
Nhiệm vụ, quyền hạn chung:
- Đề xuất với Hiệu trưởng chương trình, kế hoạch và biện pháp tổ chức thực hiện công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị; xây dựng các quy chế, quy định, quy trình chuyên môn thuộc lĩnh vực quản lý;
- Tham mưu, chuẩn bị nội dung các quyết định, văn bản hành chính về các vấn đề do Phòng phụ trách trình Hiệu trưởng xem xét ban hành; chuẩn bị tài liệu, phương tiện và các công việc khác để Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng làm việc với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong các lĩnh vực liên quan đến hoạt động của Phòng;
- Triển khai thực hiện các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao; theo dõi, tổng hợp, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các công việc có tính nghiệp vụ của Phòng đối với các đơn vị khác trong Trường;
- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị được giao theo quy định của pháp luật và của Trường;
- Quản lý tài chính của Phòng; quản lý và sử dụng các nguồn viện trợ, đầu tư của nước ngoài và các tổ chức khác theo quy định của pháp luật và quy định của Trường (nếu có);
- Thực hiện cải cách hành chính, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số, sử dụng hiệu quả trang thiết bị công nghệ thông tin và hệ thống phần mềm trong các hoạt động của Phòng để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao;
- Chủ động phối hợp với các cơ quan chức năng và các đơn vị có liên quan trong và ngoài Trường để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao;
- Xây dựng kế hoạch công tác hàng năm của Phòng trình Hiệu trưởng phê duyệt;
- Triển khai công tác bảo đảm chất lượng theo quy định;
- Thực hiện những công việc khác do Hiệu trưởng giao.
Nhiệm vụ, quyền hạn trong công tác chuyên môn:
* Quản lý trang thiết bị:
- Thực hiện chức năng quản lý tài sản là các trang thiết bị, vật tư, công cụ, dụng cụ, hóa chất của Trường để phục vụ dạy, học, mô phỏng và nghiên cứu khoa học;
- Thực hiện, theo dõi quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát và quản lý, nghiệm thu trang thiết bị đảm bảo đúng quy định pháp luật hiện hành với các yêu cầu đã định về kỹ thuật, chất lượng sản phẩm bằng những phương pháp, điều kiện tốt nhất cho phép và đưa các trang thiết bị vào sử dụng đạt hiệu quả tối ưu;
- Theo dõi quá trình sử dụng; thực hiện bảo trì, bảo dưỡng; sửa chữa các trang thiết bị, vật tư, hóa chất, công cụ, dụng cụ phục vụ dạy, học, mô phỏng và nghiên cứu khoa học. Đánh giá hiệu quả quá trình sử dụng; thực hiện bảo trì, bảo dưỡng; sửa chữa các trang thiết bị, vật tư, hóa chất, công cụ, dụng cụ.
* Mua sắm các trang thiết bị, vật tư, hóa chất, công cụ, dụng cụ phục vụ dạy, học, mô phỏng và nghiên cứu khoa học
- Quản lý công tác tổ chức mua sắm của Trường theo quy định của Nhà nước, thực hiện phân bổ thiết bị, vật tư, hóa chất, công cụ, dụng cụ: trực tiếp tổ chức thực hiện mua sắm, cấp phát theo đúng tiến độ, quy trình các loại máy móc, dụng cụ, vật tư, hóa chất, công cụ, dụng cụ phục vụ dạy, học, mô phỏng, chuyên ngành và nghiên cứu khoa học cho các Khoa, Phòng, Bộ môn và các cơ sở thực tập;
- Theo dõi quá trình lập kế hoạch định kỳ và tham gia mua sắm hàng hoá: (1) Tổ chức lấy thông tin về nhu cầu mua sắm trang thiết bị (máy móc dụng cụ và linh kiện chuyên dùng), vật tư (hoá chất, sinh phẩm, động vật thí nghiệm), dụng cụ y tế của các khoa, bộ môn và các bộ phận khác thuộc Trường trước mỗi đầu năm học. (2) Tổng hợp dự trù mua sắm của các bộ phận để lập kế hoạch mua sắm hàng năm, bao gồm danh mục chi tiết với thứ tự ưu tiên cho các mục trình Hiệu trưởng xem xét, phê duyệt. (3) Đánh giá hiệu quả thực hiện mua sắm trình Hiệu trưởng xem xét.
* Tổ chức triển khai các dự án đầu tư
- Tổ chức theo dõi quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình thực hiện/phát triển của dự án bao gồm: dự án xây lắp, dự án thiết bị nhằm đảm bảo cho các dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách, vốn được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật, chất lượng sản phẩm dịch vụ bằng những phương pháp, điều kiện tốt nhất cho phép và đưa các trang thiết bị, công trình vào sử dụng đạt hiệu quả;
- Xây dựng và triển khai các kế hoạch, quy hoạch phát triển đầu tư; kế hoạch quản lý, sử dụng và phát triển vốn/tài sản hiện có của Trường nhằm phát huy cao nhất hiệu quả sử dụng nguồn vốn/tài sản của Trường theo thời gian như: dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, năm;
- Giám sát thi công xây dựng công trình, cung cấp thiết bị; nghiệm thu, thanh toán, quyết toán theo hợp đồng ký kết; quản lý chất lượng, khối lượng, tiến độ, chi phí, kiểm soát an toàn và vệ sinh môi trường; nghiệm thu, bàn giao công trình; lập báo cáo thực hiện vốn đầu tư hàng năm, báo cáo quyết toán khi dự án đưa vào khai thác, sử dụng;
- Phối hợp với các đơn vị thuộc, trực thuộc Trường thực hiện giám sát các hoạt động về đầu tư, thực hiện dự án về xây lắp, trang thiết bị và tiến độ thực hiện các kế hoạch đầu tư;
- Thực hiện tổ chức, triển khai dự án đầu tư xây dựng, trang thiết bị của Trường cụ thể: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện dự án, kiểm tra tiến độ dự án; nghiên cứu, đề xuất, phương hướng, chiến lược thực hiện dự án đầu tư phù hợp với nguồn lực của Trường trong từng giai đoạn phát triển; quản lý quá trình lập, thẩm định, triển khai dự án...; nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên danh, liên doanh, liên kết; thực hiện quản lý các trang thiết bị khi đưa vào sử dụng.
- Thực hiện chức năng pháp chế đối với các hoạt động thuộc trách nhiệm của Phòng.